Pilot-campagne telemarketing ‘cold calling’

Binnen een ‘cold calling’ telemarketing pilot campagne benadert Team for Target gedurende een vooraf overeengekomen aantal telemarketing- en follow-up uren uw suspects en prospects. We doen dit met een vooraf overeengekomen boodschap en doelstelling (propositie). Ook kunnen we een vooraf overeengekomen aantal suspects of prospects benaderen. Tijdens een pilot leren opdrachtgever en Team for Target elkaar kennen, we wennen aan elkaars werkwijze en u krijgt een goede indruk van onze kwaliteit. Na een succesvolle pilot gaan we structureel voor u aan de slag om u en uw sales team continu van nieuwe leads en afspraken te voorzien.

Een Pilot is inclusief alle benodigde zaken om een goede start te maken en kennis te maken met Team for Target, onze werkwijze en onze kwaliteit. In onderstaand schema staan drie mogelijkheden voor een pilot. Uiteraard zijn tussenvormen mogelijk.

Projectvoorbereidingen
Binnen het afgesproken pilotproject werken wij ons goed in de propositie van uw organisatie en oplossingen. Hiervoor zullen we een campagne- en gespreksstrategie bepalen, we stellen een gesprekshandleiding op en verzorgen alle verdere benodigde voorbereidende activiteiten om straks bij de uitvoer van de campagne goed te kunnen presteren en scoren. In de voorbereidingsfase laden we ook alle suspect-gegevens in onze contact center software en maken de opzet voor de rapportages zoals u die tijdens de uitvoering en na afloop van de campagne van ons wilt ontvangen.

Tijdens het pilot project pakken wij graag de kans op, om ons te profileren als het beste business-to-business telemarketingbureau in de Benelux. En om te laten zien dat we voor u de aangewezen partner zijn voor structurele samenwerking op telemarketinggebied. Team for Target steekt veel tijd en energie in de voorbereidingen. We doen dit omdat we na de pilot graag structureel met u willen blijven samenwerken.

Zodra alle voorbereidingen gereed zijn keurt u als opdrachtgever de gesprekshandleiding goed en start de campagne. De projectmanager die in de voorbereidingsfase verantwoordelijk was voor alle campagnevoorbereidingen belt zelf actief mee.

In de eerste of tweede week van de telemarketingactiviteiten organiseren we een Q&A-sessie (Questions & Anwers). In de regel plannen we deze sessie bij ons in het contact center in Scheveningen, maar het kan natuurlijk ook via videoconference of telefonisch. Na de Q&A voeren we de rest van de telemarketingcampagne uit.

Gedurende de afgesproken periode voeren we de telemarketing en follow-up acties uit. Bij de uitvoering zetten we ons in om het optimale aantal leads te genereren en waar mogelijk gekwalificeerde verkoopafspraken te maken. Uiteraard met inachtneming van de besproken kwalificatiecriteria.

Lead follow-up

We zien het veel gebeuren en het zal u ook niet onbekend voorkomen; een beursdeelname, direct mailing of whitepaper campagne wordt ingezet om leads te genereren. Er komen reacties, contacten en downloads uit naar voren. Echter response en standbezoekers zijn nog geen concrete leads.

Bij veel van onze opdrachtgevers distribueerde marketing deze leads voorheen aan de eigen account managers. Ook zien we regelmatig dat de leads doorgestuurd worden naar partners of resellers. Bijvoorbeeld bij fabrikanten (vendors) of distributeurs. Meer dan eens zien we ook in de praktijk dat er van echte professionele en structurele opvolging van de waardevolle leads onvoldoende sprake is. De waan van de dag en de benodigde ‘lange adem’ om van de leads concrete opportunities of afspraken te maken zorgen ervoor dat kostbare leads onvoldoende opgevolgd worden. Marketing verwijt sales onvoldoende aandacht aan de leads en sales geeft de moed op om alle leads na te bellen als er een aantal minder goede leads tussen blijken te zitten.

Tot nu toe distribueert marketing deze leads aan sales en de opvolging is daarna onvoldoende onder controle van marketing. Marketing zoekt een betrouwbare partij die dit soort leads goed en snel adequaat kan opvolgen. Team for Target is zo’n partij. Als u de lead follow-up door Team for Target laat doen, krijgt u als marketing of sales manager weer volledige controle over de lead follow-up. Wij zorgen er namens u voor dat er alleen gekwalificeerde leads en afspraken doorgespeeld worden aan uw sales mensen, of aan de sales mensen bij partners met wie u samenwerkt voor de verkoop van uw oplossingen, zoals resellers of wederverkopers.

Team for Target werkt met verschillende opdrachtgevers samen voor structurele leadopvolging. Enkele voorbeelden waar wij de lead follow-up bewaken en uitvoeren:

• Lange termijn contacten uit eerdere belcampagnes, dat kunnen campagnes zijn die wij in het verleden voor u hebben uitgevoerd maar ook eigen campagnes of zelfs die van onze concurrenten.
• Telemarketing follow-up van Digital Marketing response.
• Websitebezoekers incl zoekkenmerken via IP-tracking
• Webformulieren, bijvoorbeeld nav lead magnets
• Vendor-leads. Wij worden regelmatig ingehuurd door de vendor om gegenereerde leads verder te kwalificeren. Maar ook door resellers die van (andere) vendors gekwalificeerde leads ontvangen.
• Social media
• Etc, etc.

Het succes in een campagne zit hem enerzijds in leads die op korte termijn tot opportunities en vervolgens tot deals leiden. Anderzijds zijn juist de middellange en lange termijn leads interessant. U heeft de kans om vooruitlopend op een komende, concrete behoefte bij de prospect, een relatie op te bouwen. Zodoende zit u veel sterker in het zadel zodra de prospect daadwerkelijk ‘in de markt’ komt. U bent uw concurrentie voor, als u hen niet al helemaal uitgeschakeld hebt.

Telemarketing follow-up van Digital Marketing response
De response van de eDM campagne wordt in volgorde van de afgesproken prioriteit telefonisch benaderd. Een veelgebruikte prioriteit van benadering die wij bij Team for Target hanteren is bijvoorbeeld:

• Aanvragers die hun volledige gegevens hebben ingevuld op een formulier op uw website, op een content marketing platform, of bijvoorbeeld op een landingpage. Ze hebben dit formulier ingevuld om een zogenaamde Lead Magnet te kunnen ontvangen, bijvoorbeeld een white paper of een demoversie.
• eDM of eZine ontvangers die deze (meerdere) keren hebben doorgeklikt. Meerdere keren openen of klikken wijst vaak om intern doorsturen, bijvoorbeeld naar een collega met de toevoeging ‘kijk hier eens naar’, en die de eDM/eZine dan ook doorklikt. Of e prospect is zo geïnteresseerd dat hij of zij zelf meerdere keren doorklikt. In ieder geval merken wij vaak dat de kans dat we een afspraak maken bij een eDM ontvanger die meerdere keren doorgeklikt heeft vele malen groter is, dan een willekeurige suspect.
• eDM of eZine ontvangers die deze (meerdere) keren hebben geopend.
• Websitebezoekers waarvan, via IP-scanning, de organisatie te achterhalen is. Het liefst in combinatie met de gebruikte zoekwoorden.
• Prioriteitsprospects van de target account lijst.

Veel voorkomende prioriteit is bijvoorbeeld:

• Positieve response, bijvoorbeeld via landing page formulier of verkoopsignalen via response e-mail
• Lead Magnet requests, uiteraard na een afgesproken leestijd
• > 3 Clicks
• > 3 maal Opened, dat wil waarschijnlijk zeggen dat de e-mail door meerdere mensen gelezen is omdat deze is doorgestuurd.
• 1-2 Clicks
• 1-2 Opened

Wat kunt u van ons verwachten:

• Samen met u bereiden we een telemarketing follow-up voor zodat de telefonische verkopers van Team for Target goed zijn voorbereid om namens uw organisatie het telefoongesprek met uw suspects of prospects te voeren.
• Gedurende 20 dagdelen benaderd Team for Target de leads die naar aanleiding van een of meerder digital marketing programma’s gegenereerd worden. Binnen het programma van 20 TM-shifts in de regel voldoende follow-up tijd om alle leads van één of twee digital marketingpakketten met een relevante score telefonisch op te volgen. Vaak is er naast de opvolging van de response ook nog extra gelegenheid om belangrijke suspects en prospects van de accountlijst actief te benaderen. Deze suspects zijn door de digital campagne reeds bekend met uw propositie en kunnen in de het telefoongesprek extra geïnteresseerd raken in de propositie.
• Bij voldoende interesse en kwalificatie maakt de telemarketeer van Team for Target een verkoopafspraak voor uw account manager met de prospect. Bij lange termijn opportunities worden follow-up afspraken in de toekomst gepland en zo veel mogelijk een opt-in voor een lead nurturing programma.

Telemarketing vanuit ons contact center

Onze telemarketing en lead follow-up activiteiten worden uitgevoerd in ons eigen gespecialiseerde contact center. Het contact center van Team for Target is gevestigd in een oude school annex kapel in Scheveningen. Hoewel het gebouw bijna honderd jaar oud is, beschikken we over alle moderne faciliteiten en technische faciliteiten. Waar voorheen de nonnen les gaven aan de Scheveningse kleutertjes worden nu telefoongesprekken gevoerd door onze agents met uw beslissers. Efficiency en kwaliteit zijn onze belangrijkste drijfveren. Continu streven wij naar meer en betere leads en afspraken voor u. Door steeds gebruik te maken van de best werkende techniek en de medewerkers te trainen en coachen bereiken we dit.

In ons contact center beschikken we over een gespecialiseerd team van vaste medewerkers met ruime ervaring in het voeren van B2B gesprekken. Hiernaast hebben we een aantal specialisten voor het voorbereiden en opstarten van de campagnes. Met een zelf ontwikkelde methodes en werkwijzen zetten we uw campagnes zeer efficiënt en effectief op. Ook na de projectvoorbereiding zorgen we ervoor dat de opstart en uitvoering van de campagne snel en efficiënt verlopen. Team for Target is geen heel groot bureau. Maatwerk en specialistische gesprekken voeren we het liefst. Onze mensen zijn allen zeer ervaren in het inleven in uw doelgroep en propositie. Wij besteden veel aandacht aan producttrainingen en gesprekscoaching. En een vast onderdeel van iedere opdracht is een Q&A-sessie tussen specialisten van de opdrachtgever en onze mensen die daadwerkelijk de gesprekken voor u voeren.

In ons monumentale gebouw beschikken over de modernste techniek en systemen. Bijvoorbeeld snelle efficiënte contact center systemen waardoor de telemarketeer zich kan concentreren op de dialoog in plaats van op de techniek. Gespreksnotities en verslaglegging is snel en eenvoudig. Afhankelijk van uw doelstellingen kiezen we samen het best passende systeem, Meer dan eens werken we vanuit Scheveningen rechtstreeks in het CRM-systeem van onze opdrachtgever.
Ondanks onze snelle en efficiënte systemen zien we techniek als ondersteuning. Ieder project is maatwerk, maar ook ieder gesprek verloopt anders. Wij trainen onze mensen vaak wel met een zogenaamd script, maar de gevoerde gesprekken zijn open en los. We bouwen vertrouwen op met de beslisser en luisteren zo goed mogelijk naar de antwoorden. Door het open karakter van de dialoog pikken we koopsignalen op en spelen daarop in. Bij Team for Target geen strak script maar een goed gesprek met uw suspects, prospects, klanten en partners.
Door continu de kwaliteit van de gesprekken te evalueren, realiseren we steeds weer meer en betere leads en afspraken.